Entspannter durch den Arbeitstag16 Fragen, die jeden produktiver und zufriedener machen

Im Job brauchen wir Fokus und Konzentration, um unsere Aufgaben gut erledigen zu können. Gar nicht so einfach, dafür die richtigen Bedingungen zu schaffen. Diese Selbstreflexion hilft, effizienter und weniger gestresst zu sein.

Eine Anleitung von Lena Wittneben

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Erst mal durchatmen: Zeitmanagement-Hacks bringen Sie nicht weiter, wenn Sie keinen Plan vom eigentlichen Ziel haben

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Erst mal durchatmen: Zeitmanagement-Hacks bringen Sie nicht weiter, wenn Sie keinen Plan vom eigentlichen Ziel haben

Foto: Maskot / Getty Images

Eigentlich gehören die dringlichen und wichtigen Aufgaben erledigt: die Präsentation vor dem Meeting korrigieren, den Projektbericht per E-Mail versenden und den neuen Kunden zurückrufen. Stattdessen recherchieren wir detailliert die beste Zugverbindung zur Konferenz, sichten parallel den Newsletter der Konkurrenz, beantworten eine Kontaktanfrage auf LinkedIn und überfliegen die Textnachricht eines Freundes. Der digitale Dauerrausch macht unsere Pläne immer wieder kaputt.

Woher kommt das? Und würden uns Zeitmanagement-Werkzeuge helfen, wirksamer zu werden?

Leider nur bedingt – denn die unterstützen uns nur, wenn wir wissen, was wir erreichen wollen. Es bringt wenig, Techniken anzuwenden, wenn wir nicht hinterfragen, warum wir uns möglicherweise für unersetzlich bei der Arbeit halten oder uns im Kleinen verlieren, statt unsere zentralen Aufgaben zu erledigen.

Es ist ähnlich wie bei einer Diät: Wer seine Ernährung nur ein paar Wochen lang umstellt, nimmt nicht auf Dauer ab oder ändert sein Essverhalten grundlegend. Wir müssen uns zunächst damit auseinandersetzen, was zu viel oder ungesundes Essen eigentlich kompensieren soll.

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Im Umkehrschluss heißt das nicht, dass wir unseren Arbeitsalltag komplett umkrempeln müssten – aber wir sollten nachhaltige kleine Veränderungen vornehmen, um produktiver zu arbeiten, statt getrieben auf Wünsche oder Erwartungen von außen zu reagieren. Manche Tipps mögen banal wirken und genau deshalb wenden wir diese oftmals nicht an: Etwa für fokussierte Arbeit das Smartphone in den Flugmodus zu versetzen, das E-Mail-Programm zu schließen und im Kalender die Arbeitsphase als »störungsfreie Zeit« einzutragen.

Ebenso kann eine einfache, für uns passende Frage selbst schon zu einer Antwort werden und uns dabei helfen, wirksamer zu werden. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort und nehmen Sie sich Zeit, um die nachfolgenden Fragen zu beantworten:

Was steht meinem Fokus im Weg?

- In welchen Situationen fällt es mir schwer, mich nur auf eine Sache zu konzentrieren, im »Monofokus« zu bleiben? Wenn ich von meinen Aufgaben über- oder unterfordert bin? Wenn ich unkonzentriert bin, weil ich müde, hungrig oder durstig bin? Wenn ich Trost, Anerkennung oder (andere) Gesellschaft oder Austausch brauche?

- Was benötige ich, um gut arbeiten zu können, hinsichtlich der Lichtverhältnisse, Aussicht, Ordnung, Gesellschaft, Umgebung oder Temperatur? Auch wenn wir uns den Ort nicht aussuchen können, gibt es meist mehr Gestaltungsspielraum, als wir vermuten. Und wenn es nur neue Grünpflanzen, bessere Absprachen zum »Clean Desk Prinzip« oder Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung sind.

Was will ich künftig sein lassen und aufgeben?

Auch Zeit für Zeitplanung will einkalkuliert werden. Wenn wir zukünftig neue Vorhaben realisieren wollen, müssen wir uns von anderen Tätigkeiten oder Projekten trennen, die nicht auf unsere wahren Ziele einzahlen. Produktivität dient nicht dazu, die Schlagzahl zu erhöhen, sondern unsere Absichten zu reflektieren. Fragen Sie sich:

- Wobei gerate ich in meinen Flow (Schaffensrausch und Aufgehen in einer Tätigkeit) und wie kann ich im Alltag noch mehr solcher Momente erschaffen?

- Wann habe ich meine Konzentrationshochs und wie viel Flexibilität habe ich in meiner Tagesgestaltung? Wenn Sie sich am frühen Morgen am besten konzentrieren können und ein Stück weit unabhängig in der Arbeitstaggestaltung sind, dann blocken Sie sich diese Zeit, um störungsfrei an anspruchsvollen Tätigkeiten zu arbeiten. Vergeuden Sie diese Phase nicht damit, Terminanfragen zu beantworten oder Newsletter zu lesen.

- Was muss passieren, damit Pausen dieselbe Priorität wie Termine bekommen?

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- Wie kann ich meine Pause als Kontrastprogramm gestalten? Auf mentaler, körperlicher und emotionaler Ebene? War die erste Tageshälfte analytisch, logisch und strukturiert denkend, im Sitzen über den Laptop gebeugt, mit wenig Austausch und asynchroner Kommunikation? Dann wäre es wenig regenerierend, sich in der Pause in die Loungepolster zu setzen, um durch die Börsenkurse auf dem Smartphone zu scrollen. Vielleicht besser ein kurzer Spaziergang, ein kurzes Telefonat mit einem guten Freund oder ein paar Seiten im neuen Krimi lesen?

- Wo unterstützen mich digitale Angebote und wo stressen sie mich? Von welchen »Zeitfresser-Apps« ohne Mehrwert will ich mich trennen – und sie vielleicht durch eine Meditations-App ersetzen? Wo und wie kann ich Offline-Räume für mich schaffen?

Das Problem sind zu geringe Zeiten im »Default Modus«. Diese Leerlaufzeiten braucht unser Gehirn zum Regenerieren; sie aktivieren eine Gruppe von Gehirnregionen, die nur beim Nichtstun anspringen. »Höre auf, wenn es am schönsten ist«, war das Credo des Schriftstellers Ernest Hemingway. Der richtige Zeitpunkt, um den Stift fallen zu lassen, war, wenn er eigentlich noch Lust und Energie hatte. Somit nutzte er seine Schaffensfreude, um am nächsten Tag weiterzuarbeiten. An Unvollendetes kann sich unser Gehirn am besten erinnern und strebt danach, Aufgaben abzuschließen.

Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte – welche wäre es?

- Letztlich geht es auch darum, geduldiger, gelassener und nachsichtiger mit sich selbst zu sein. Vor allem, wenn wir unsere Vorhaben trotz aller Zeitmanagementtipps, Selbstoptimierung und Reflexion nicht erledigt haben.

- Wobei vergeude ich Zeit und wo kann ich Zeiteinheiten bewusst verknappen, um Aufgaben zügiger zu erledigen?

- Prokrastiniere ich häufig und verschiebe Termine? Tätigkeiten ziehen sich gern so lang hin, bis sie die zur Fertigstellung verfügbare Zeit ausfüllen. Umgehen Sie diesen Umstand, indem Sie sich Abgabetermine künstlich enger terminieren.

- Was würde mich heute stolz machen, wenn es endlich gemacht wäre?

- Wo kann jemand weiterarbeiten, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige?

- Welche kleine Aufgabe kann ich heute erledigen, die späteren Aufgaben den Weg ebnet?

Viel Freude und Erfolg bei der Innenschau!