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MOBILES ARBEITEN IM AUSLAND:

Hat das Büro unter Palmen eine Zukunft?

In der Pandemie hat es einige Angestellte in die Ferne gezogen. Doch die rechtlichen Hürden zwischen Strand und Sonne sind größer als gedacht. Diese Punkte müssen Arbeitnehmer beachten.

VON KIM MAURUS-AKTUALISIERT AM 31.07.2021-18:28

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Irgendwann im März 2021, als der November-Lockdown schon Monate andauerte und der Frühling einfach nicht zu kommen schien, hatte Andreas Theyssen die Nase voll. Mit zwei Kollegen traf er sich abends – nicht richtig natürlich, nur virtuell. Die drei Unternehmensberater arbeiteten zu diesem Zeitpunkt im Homeoffice. Nun tranken sie zumindest über die Bildschirme hinweg ein Bier zusammen. „Uns fiel allen gnadenlos die Decke auf den Kopf“, sagt Theyssen.

Kim Maurus

Volontärin.

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Deswegen führte ihr Gespräch dieses Mal weiter als sonst. Theyssen und seine Kollegen beschlossen abzuhauen, raus aus den eigenen vier Wänden, um diesen endlosen Lockdown hinter sich lassen. Den gesamten Mai, so planten sie es, würden sie auf der spanischen Insel Fuerteventura ein Ferienhaus mieten. Immer noch im Homeoffice, dann aber wenigstens mit dem Meer vor der Haustür.

Ginge es nach Theyssen, er würde es sofort wieder tun. Auf Fuerteventura hätten seine Kollegen und er zwar wie vorher weiter gearbeitet, „das ließ sich leider nicht vom Strand aus erledigen“. Wegen der einstündigen Zeitverschiebung ging es sogar schon früher los. Der Unterschied war nur: „Wir konnten jeden Abend essen gehen, das war schon ein Highlight, nachdem wir ein halbes Jahr kein Restaurant von innen gesehen hatten.“

Um 4:30 Uhr vor dem Laptop

300 Meter sei die Unterkunft vom Strand entfernt gewesen, wirklich besucht hätten sie den nur am Wochenende. Aber darum sei es auch nicht gegangen. „Es war einfach nicht mehr so eintönig“, sagt Theyssen. Abends beim Essen seien sie auf Ideen für ihre Projekte gekommen, so wie früher im Konferenzraum. Ihr Arbeitgeber, sagt Theyssen, habe nichts dagegen gehabt. Nur ein paar Papiere mussten sie ausfüllen, und länger als vier Wochen durfte der Tapetenwechsel nicht dauern.

Ingrid Fray hätte sogar noch länger fort bleiben können als die zwei Monate, die sie während des Lockdowns in ihrer Heimat verbrachte. Die Brasilianerin arbeitet eigentlich beim Matratzen-Start-up Emma in Frankfurt. Anfang Dezember 2020 setzte sie sich aber in ein Flugzeug nach Südamerika. „Ich wohne alleine und konnte meine Freunde während des Lockdowns nicht treffen“, sagt Fray. In Brasilien war Sommer, sie besuchte ihre Familie und konnte von dort arbeiten. Mit ihrer Chefin vereinbarte sie, sofort wieder nach Frankfurt zu fliegen, sollte sie gebraucht werden.

Nach zwei Monaten entschied sie sich aber selbst, zurückzukehren. „Wegen der Zeitverschiebung habe ich immer gegen 4:30 Uhr morgens angefangen zu arbeiten“, sagt sie. So konnte Fray zwar den Nachmittag mit ihrer Familie verbringen, aber irgendwann war ihr die frühmorgendliche Arbeit doch zu anstrengend. Außerdem nahte die Zeitumstellung, danach hätte Fray noch früher aufstehen müssen. Trotzdem erinnert sie sich gerne an die Zeit zurück. „Ich mochte es sehr, so flexibel arbeiten zu können“, sagt sie.

Überall Sehnsuchtsorte: Im Homeoffice schweifen die Gedanken schnell nach Fuerteventura ab.

Überall Sehnsuchtsorte: Im Homeoffice schweifen die Gedanken schnell nach Fuerteventura ab. :Bild: Getty

Theyssen und Fray bestätigen, was viele Büroarbeiter in den vergangenen Monaten gespürt haben: In der Krise wehte frischer Wind durch die verlassenen Gänge der Unternehmen. Die Pandemie hat das Arbeitsleben auf der einen Seite massiv eingeschränkt. Auf der anderen Seite nickten Chefs plötzlich Arbeitsformen ab, die vorher noch undenkbar gewesen waren – ohne sich lange mit Formalitäten aufzuhalten.

Ohne Vorbereitung kann es Probleme geben

„Viele Unternehmen sind in der Pandemie dem ersten Impuls gefolgt, Arbeiten im Ausland unkompliziert möglich zu machen“, sagt Rechtsanwalt Tobias Preising von der Unternehmensberatung KPMG. So viele Angestellte probierten die neue Möglichkeit aus, dass inzwischen auch die Behörden im Ausland auf das Phänomen aufmerksam geworden seien, zumal sich auf diesem Weg Einnahmen generieren ließen. Preising mahnt deshalb zur Vorsicht. Denn Arbeiten in einem anderen Land ohne entsprechende Vorbereitung kann problematisch werden.

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Im ersten Schritt gelte es zu klären, ob und welche Richtlinie der Arbeitgeber fürs Arbeiten im Ausland habe, sagt Preising. Halte man sich nicht daran, verstoße man schnell gegen vertragsrechtliche Pflichten. Sich ohne Absprache ins Ausland abzusetzen ist also keine gute Idee.

Hinzu kommen nötige Versicherungen. Wer etwa in Deutschland sozialversichert ist und eine Zeit lang in Spanien arbeiten will so wie Theyssen und seine Kollegen, der wird von Tag eins an dort auch sozialversicherungspflichtig. Innerhalb der EU ist das kein Problem – wenn der Arbeitgeber bestätigt, dass der Mitarbeiter in Deutschland bereits versichert ist. Auch der Blick auf eine Unfallversicherung lohnt sich: „Wenn ich im Ausland über mein Laptopkabel stolpere und mich verletze, muss geregelt sein, wer die Kosten zahlt und in welcher Höhe Behandlungskosten ersetzt werden“, sagt Preising.

Die Dauer ist entscheidend

Es geht aber nicht nur darum, ob man überhaupt im Ausland arbeitet, sondern auch: wie oft und wie lange. Die Aufenthaltsdauer kann nämlich mit darüber entscheiden, wo der Lebensmittelpunkt einer Person ist. Wer häufig in seinem eigenen Ferienhaus sitzt, sollte sich damit auseinandersetzen, in welchem Land er Einkommensteuer zahlen muss.

Vor Abreise rät Preising außerdem dazu, sich über die Datenschutz-Vorschriften des Arbeitgebers zu informieren. „Unter Umständen erlaubt das Unternehmen nur die Arbeit über eine verschlüsselte VPN-Verbindung oder einen Laptop, auf dem keine Unternehmensinterna zu finden sind“, sagt Preising. In einigen Ländern außerhalb der EU, etwa in China oder den USA, hätten die Sicherheitsbehörden weitreichende Zugriffsrechte auf solche Daten. „Die können am Flughafen verlangen, dass man den Dienstlaptop aufklappt“, sagt Preising. Das kann dann durchaus in Konflikt stehen mit den Datenschutz-Vorschriften des Arbeitgebers.

Fließende Grenzen von Berufs- und Privatsleben: Arbeiten am Meer

Fließende Grenzen von Berufs- und Privatsleben: Arbeiten am Meer :Bild: dpa

Unternehmen machen aus den Risiken des mobilen Arbeitens im Ausland keinen Hehl. „Es ist eine tolle Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, gleichzeitig darf man die rechtlichen Aspekte nicht unterschätzen“, sagt etwa Danja Frech, Personalleiterin des Medienkonzerns Sky. In den vergangenen Monaten habe man durchaus nach dem Motto „Mitarbeiter first“ gelebt und sei beim mobilen Arbeiten besonders flexibel gewesen. Befristete Wechsel in andere Büros im Ausland oder aus dem Ausland nach Deutschland seien durchaus möglich, aber kompliziert. So seien zum Beispiel Prozesse für Arbeitsvisa langwierig, wenn Menschen aus dem Vereinigten Königreich in Deutschland arbeiten möchten.

Berge von Papierkram

Viele Unternehmen spüren zudem, dass nur aus der Ferne arbeiten auch nicht das beste Modell ist. „Wir setzen sehr auf Diversität in unseren Teams, wenn jeder alleine im Ausland arbeitet, geht viel verloren“, sagt Frech. „Wichtig ist, dass die Arbeit im und mit dem Team reibungslos funktioniert.“ Zwei bis drei Tage die Woche soll bei Sky in Zukunft jeder zu Hause oder mobil arbeiten dürfen.

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Mit solchen Regeln verhindern Unternehmen wie Sky auch Steuerrisiken. „Wenn ein Mitarbeiter lediglich für ein paar Tage oder Wochen im Ausland arbeitet, zum Beispiel im Urlaub, passiert steuerlich erst einmal nichts“, sagt Steuerberater Hendrik Marchal von der Kanzlei Gleiss Lutz. Steuerlich gefährlich werde es aber, wenn sich ein Mitarbeiter längere Zeit im Ausland aufhalte und von dort aus Verträge mit Kunden abschließe. Dies könne eine Steuerpflicht des Unternehmens in dem jeweiligen Staat auslösen. Das Unternehmen müsste dann im Ausland Steuererklärungen abgeben und unter Umständen auch Lohnsteuer für den Mitarbeiter abführen. Zwar bestünden mit den meisten Ländern Abkommen, die eine Besteuerung sowohl im Ausland als auch in Deutschland verhinderten. Allerdings führe die Steuerpflicht im Ausland zu erheblichen administrativem Aufwand und Kosten.

Besonders gefährlich für ein Unternehmen werde es, wenn die im Ausland arbeitende Person Geschäftsführer sei. Dann könne nicht nur das Besteuerungsrecht teilweise auf den ausländischen Staat übergehen, im schlimmsten Fall komme es in Deutschland für steuerliche Zwecke zur Liquidation des Unternehmens. Marchal rät daher, sich vor dem Arbeiten in der Ferne schon von Experten im jeweiligen Ausland beraten zu lassen und nach der erlaubten Dauer des Aufenthalts zu fragen.

Auch finanzielle Unterstützung nötig

Trotz all dieser Hürden gibt es Unternehmen, die ihren Mitarbeitern das Arbeiten im Ausland ermöglichen möchten. Die Online-Jobbörse StepStone zum Beispiel. Das Unternehmen hat mehrere Standorte in Europa, dazu Tochterfirmen in Südafrika, China und den USA. „Bei internationalen Tätigkeiten ist für uns irrelevant, an welchem Standort unsere Mitarbeiter arbeiten“, sagt die Personalleiterin von StepStone, Christiane Winter.

Nach Absprache mit dem Vorgesetzten sollen die Mitarbeiter in Zukunft für drei bis sechs Monate an einem anderen Standort arbeiten können. Angestellt bleiben sie bei der ursprünglichen Niederlassung. „In Teilen ist die Organisation natürlich aufwendig, aber manchmal ist es auch einfacher als gedacht“, sagt Winter. Ihre Abteilung erstellt derzeit Checklisten: Was muss für welchen Aufenthalt in welchem Land berücksichtigt werden? Wo gilt ein Visum nur 90 Tage? Wo wird man ab wann steuerpflichtig?

Für die organisatorische Arbeit hat Winter extra eine neue Stelle in der Personalabteilung ausgeschrieben. Obwohl das Bewerbungsverfahren für die Auslandsaufenthalte noch gar nicht begonnen hat, seien schon ein Dutzend Bewerbungen eingetroffen von Angestellten, die gerne mal den Arbeitsort wechseln möchten. Zentral sei dabei, auch finanziell auf die Mitarbeiter zuzugehen. „Wer in Südafrika lebt und dann eine Zeit lang in Deutschland arbeiten möchte, dessen Gehalt passen wir natürlich für den Zeitraum seines Auslandsaufenthalts an“, sagt Winter. Im umgekehrten Fall drohten jedoch keine Gehaltssenkungen.

Verschafft das wirklich Freiheiten?

Es ist nicht nur der organisatorische Aufwand, der das Arbeiten aus dem Ausland wohl auch in der Zukunft mehr zur Ausnahme als zur Regel machen wird. Laut KPMG-Rechtsanwalt Tobias Preising sollte man sich fragen: „Will ich das tatsächlich, dass Arbeits- und Privatleben so verschmelzen? Verschafft mir das wirklich Freiheiten?“ Sky-Personalleiterin Danja Frech befürwortet das mobile Arbeiten, sagt aber auch: „Es muss ja nicht gleich Ausland sein. In Deutschland ist es ja auch schön.“

Ingrid Fray vom Start-up Emma kann sich nicht vorstellen, in Zukunft noch einmal so lange in einer ganz anderen Zeitzone jeden Tag um 4:30 Uhr den Laptop aufzuklappen. „Weniger Stunden Zeitunterschied, dann würde ich das noch mal machen“, sagt sie. Berater Andreas Theyssen würde sich zwar jederzeit wieder in ein Ferienhaus auf Fuerteventura an den Schreibtisch setzen – solange das WLAN für Videoanrufe reicht. Aber auch er kann sich nicht vorstellen, dauerhaft aus Spanien zu arbeiten: Die kreativsten Ideen entstünden schließlich, wenn man die Kunden persönlich treffe.